Strona Główna » Aktualności » Formalności w organizacji związanie z zatrudnianiem pracowników

Formalności w organizacji związanie z zatrudnianiem pracowników

Autor: - Data publikacji: 2020-09-15 09:30:00

Aby organizacja pozarządowa mogła sprawnie funkcjonować oraz realizować wyznaczone przez siebie cele, np. społeczne, w sferze zadań publicznych lub działalność gospodarczą, nierzadko musi zatrudnić pracowników. Fundacje i stowarzyszenia obowiązują dokładnie takie same przepisy z zakresu prawa pracy jak każdą inną firmą.

Jakich danych może żądać organizacja i o czym musi poinformować pracownika przed przystąpieniem do pracy?

Organizacja pozarządowa ma prawo poprosić osobę ubiegającą się o zatrudnienie o podanie następujących danych osobowych:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. data urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. kwalifikacje zawodowe;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Danych osobowych z pkt. 4-6 można zażądać tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Uwaga! Co do zasady, pracownikiem może być osoba, która ukończyła 18 lat. Osoby pomiędzy 15 a 18 rokiem życia są traktowani jako młodociani, a szczegółowe regulacje dotyczące zatrudniania takich osób są opisane w art. 190 - 193 kodeksu pracy.

Z kolei od pracownika (osoby, którą NGO zdecydowała się zatrudnić), organizacja ma prawo domagać się następujących danych:

  1. adres;
  2. numer PESEL, a w przypadku jego braku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  3. innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  4. numeru rachunku bankowego – jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Ponadto NGO może zażądać podania innych danych niż wymienionych powyżej – jeśli jest to niezbędne do uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Udostępnienie powyższych danych następuje w formie oświadczenia pracownika, a NGO może żądać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Jeśli NGO stosuje monitoring lokalu lub poczty elektronicznej musi o tym poinformować pracownika na piśmie o celu, zakresie i sposobie monitoringu przed dopuszczeniem go do pracy.

Kolejne obowiązki organizacji to:

  • zapewnienie szkolenia BHP;
  • zapewnienie badań lekarskich.

Zatrudnionego pracownika na umowę o pracę należy poinformować na piśmie o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni od rozpoczęcia przez niego pracy.  Informacja powinna dotyczyć:

  • obowiązującej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy;
  • częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę;
  • urlopu wypoczynkowego;
  • długości okresu wypowiedzenia umowy;
  • polityki antymobbingowej i równego traktowania pracowników.

Jeżeli w organizacji jest regulamin pracy, to wszystkie powyższe informacje powinny być w nim zawarte. Wtedy wystarczy, że pracownik potwierdzi na piśmie, że zapoznał się z regulaminem pracy.

Zgłoszenie pracownika do ZUS (formularze zgłoszeniowe)

Aby opłacać składki ZUS należy najpierw zarejestrować się jako płatnik składek, a następnie zgłosić do ubezpieczenia pracowników.

Zgłoszenia się jako płatnika składek należy dokonać na druku NIP-8, który należy złożyć w urzędzie skarbowym. Urząd wysyła odpowiednie dane do ZUS-u.

Warto wiedzieć! Jeśli organizacja nie zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców, nie musi być zgłoszona w ZUS jako płatnik składek.

Zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia należy dokonać w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy na formularzach:

  • ZUS ZUA – jeżeli osoba zgłaszana, podlega pełnym ubezpieczeniom, tj. społecznym (emerytalnym, rentowym, chorobowym) i zdrowotnym;
  • ZUS ZZA – jeśli osoba zgłaszana podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (Członkowie rodziny pracownika, którzy nie mają innego tytułu do ubezpieczenia).

Dodatkowo na druku ZCNA należy wymienić członków rodziny ubezpieczanej osoby, jeśli pracownik wyraził życzenie zgłoszenia ich do ubezpieczenia. Zgłoszenia należy dokonać w ciągu 7 dni od powiadomienia przez pracownika.

Uwaga! Jeśli dana osoba wykonuje pracę na kilku umowach zleceniach (różny przedmiot umowy) – należy ją zgłosić do ubezpieczeń społecznych lub zdrowotnych z każdej umowy osobno.

W dokumentach zgłoszeniowych do ubezpieczeń trzeba podać odpowiedni sześciocyfrowy kod ubezpieczenia.

Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych jest tożsame ze zgłoszeniem do ubezpieczenia zdrowotnego w NFZ.

Formularze do zmiany danych ubezpieczonych w ZUS

Do zmiany danych ubezpieczonych służą następujące formularze:

  • ZUS ZIUA – jeśli zmieniamy dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej, np. zmiana nazwiska, błąd w numerze PESEL itp.;
  • ZUS ZUA lub ZUS ZZA – dla zmiany danych adresowych i ewidencyjnych ubezpieczonego, przy czym zmianę lub korektę kodu tytułu ubezpieczenia, rodzajów ubezpieczenia lub daty rozpoczęcia podlegania ubezpieczenia należy dokonać poprzez wyrejestrowanie z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA, a następnie ponowne prawidłowe zgłoszenie do ubezpieczeń – odpowiednio na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Powyższe formularze należy wysłać do ZUS w terminie 7 dni od dnia powstania zmiany.

Opłacanie składek na ubezpieczenie – formularze rozliczeniowe

Zatrudnianie pracowników wiąże się z opłacaniem za nich składek. To jakie składki należy opłacać, zależy od rodzaju umowy z osobą wykonującą pracę. I tak:

  • w przypadku umowy o pracę – wszystkie składki, czyli emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne opłaca organizacja oraz pracownik
  • w przypadku umowy zlecenie – składki emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne opłaca organizacja, jeżeli umowa zlecenie jest jedynym tytułem do ubezpieczeń społecznych. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.
  • w przypadku umowy o dzieło – nie ma obowiązku opłacania składek.

Ponadto, organizacja jest zobowiązana do opłacania składek na:

  • Fundusz Pracy (FP) – za osoby objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi, dla których podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia, w przeliczeniu na okres miesiąca (łącznie ze wszystkich tytułów, u wszystkich płatników) wynosi co najmniej tyle, ile minimalne wynagrodzenie.
  • Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych (SFWON – za osoby, za które opłacana jest składkę na FP. Podstawa wymiaru jest taka sama jak dla FP.
  • Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – za osoby zatrudnione objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, bez względu na wysokość podstawy wymiaru składek.

Jeśli NGO zatrudnia tylko osoby na podstawie umowy zlecenia, nie płaci za nich składek na FP i SWON.

Wszystkie składki należy zapłacić jednym przelewem na swój numer rachunku składkowego (NRS) nadanym przez ZUS.

Komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych (odpowiednio ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA, ZUS RPA). Dokumenty te należy wysłać do ZUS w terminie do 15 dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy (za taki uważa się również sobotę), za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień roboczy.

Forma przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS

Dokumenty do ZUS (zgłoszeniowe, rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne i inne niezbędne dokumenty) należy przekazać:

  • w formie elektronicznej (np. za pomocą PUE, programu dedykowanego, przez Płatnik) lub papierowo – w przypadku rozliczania składek za maksymalnie 5 osób;
  • w formie wyłącznie elektronicznej – w przypadku rozliczania składek za co najmniej 6 osób.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

  • akta osobowe pracowników (A, B, C, D);
  • dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dokumentację pracowniczą można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Ważne jest, aby dokumentacja była przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Za nieprowadzenie lub prowadzenie w niewłaściwy sposób dokumentów pracowniczych grozi kara grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Przechowywanie akt pracowniczych po ustaniu zatrudnienia

Akta pracownicze należy przechowywać:

  • dla pracowników zatrudnionych (na umowę o pracę lub zlecenie) od 1 stycznia 2019 r. – przez 10 lat
  • dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – przez 50 lat
  • dla pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 a 1 stycznia 2019 – przez 10 lat, jeśli zostaną spełnione pewne warunki, o których poniżej. 

Organizacja sama decyduje, jak długo (10 czy 50 lat) chce przechowywać akta pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Jeśli chce skrócić czas przechowywania akt pracowniczych, musi przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). ZUS OSW można złożyć w dowolnym terminie.

Złożenie ZUS OSW wiąże się z przekazaniem do ZUS raportu informacyjnego (ZUS RIA), za każdego pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. ZUS RIA należy złożyć w ciągu 12 miesięcy od dnia, w którym OPP złożyła dokument ZUS OSW.

10-letni okres przechowywania akt liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenie. Z kolei 10-letni okres przechowywania akt pracowników zatrudnionym między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., za których złożono raporty informacyjne, liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony ten raport.